Dans le sillage des bouleversements induits par la pandémie mondiale, le monde du travail a été contraint de se réinventer. Le télétravail est devenu la norme, offrant une flexibilité inédite aux travailleurs tout en remettant en question le concept traditionnel du bureau. Dans sa dernière étude, l’APEC estime que 67 % des cadres travaillent au moins un jour par semaine à distance, dont un quart plus de deux jours par semaine. Nous avons donc de nombreuses entreprises ayant adopté le télétravail de manière permanente, avec cependant une tendance émergente : le retour au bureau, impliquant un certain rééquilibrage entre le travail à domicile et la présence sur site. Dans cet article, nous examinerons cette évolution, les principaux éléments à considérer pour inciter le retour au bureau et les avantages des solutions digitales de Smart Office dans ce contexte.

Retour au bureau : un rééquilibrage en cours

Depuis le début de la pandémie, le télétravail a été largement adopté comme solution pour maintenir la continuité des activités tout en garantissant la sécurité des employés. Cependant, cette pratique a également révélé certains défis, notamment en termes de collaboration, de culture d’entreprise et de bien-être des employés. Face à ces réalités, certaines organisations envisagent la suppression du télétravail ; ainsi, d’après une étude KPMG, deux tiers des PDG sont convaincus d’un retour au bureau cinq jours par semaine.

A contrario, toujours dans sa dernière étude, l’APEC nous dit que près d’un col blanc sur deux (45%) démissionnerait si l’accès au télétravail lui était supprimé. En réponse à ces contradictions, il est fort probable que la majorité des organisations mettent en place un retour progressif au bureau, tout en maintenant une certaine flexibilité.

La montée en puissance du Flex Office, un modèle d’organisation des espaces de travail qui offre une variété d’espaces et de postes de travail adaptés aux besoins des employés, reflète cette tendance. Le Flex Office combine les avantages du travail à distance avec la nécessité d’un environnement de travail physique pour favoriser la collaboration, la créativité et le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Les salariés y trouvent leur intérêt, bien qu’ils ne soient pas dupes sur les raisons premières du passage au Flex Office, ils sont 64% en France (étude JLL) à penser qu’il s’agit avant tout de réduire les surfaces de bureaux et les coûts. Cependant, ils sont 80% à affirmer que le Flex Office est un bon moyen de conserver le télétravail, et 73% d’entre eux considèrent que le Flex Office répond aux nouvelles attentes de méthodes de travail.

Gilles Gateau, directeur général de l’APEC, résume bien la situation lorsqu’il affirme « qu’aujourd’hui, un retour en arrière vers le tout présentiel n’apparaît pas imaginable et les entreprises qui seraient tentées d’imposer ce format risqueraient de voir partir ailleurs leurs meilleurs talents. Le télétravail n’est plus une réponse conjoncturelle à une crise, c’est devenu une composante structurelle de l’organisation du travail ».

Comment alors, dans ce contexte, inciter les collaborateurs à revenir au bureau ?

Les éléments clés pour encourager le retour au bureau

Pour ces entreprises qui envisagent le retour au bureau, plusieurs éléments sont à prendre en compte pour garantir une transition réussie :

Communication transparente et claire : L’organisation doit communiquer de manière transparente sur sa stratégie de retour au bureau, les mesures de sécurité mises en place et les avantages du travail hybride. Les employés doivent comprendre les raisons derrière les décisions prises et se sentir en confiance quant à leur sécurité et leur bien-être lorsqu’ils retournent au bureau.

Flexibilité et autonomie : Offrir aux employés une certaine flexibilité dans leurs horaires de travail et la possibilité de choisir quand et comment ils travaillent est essentiel pour encourager le retour au bureau. Les organisations doivent adopter une approche axée sur les résultats plutôt que sur la présence physique, ce qui permet aux employés de gérer leur temps de manière plus efficace et d’équilibrer leurs obligations professionnelles et personnelles.

Aménagement des espaces de travail : Les bureaux doivent être repensés pour répondre aux besoins des travailleurs hybrides, e.g. collaboration, besoin de concentration, etc. Cela peut inclure la création de zones de collaboration, d’espaces de détente, de bulles pour s’isoler, ou encore de salles de réunion équipées de technologies de pointe. Les organisations doivent également garantir une disponibilité adéquate des postes de travail et des équipements nécessaires pour permettre aux employés de travailler de manière productive.

Culture d’entreprise inclusive : Promouvoir une culture d’entreprise inclusive est essentiel pour encourager le retour au bureau. Les organisations doivent créer un environnement où tous les employés se sentent valorisés, soutenus et inclus, qu’ils travaillent sur site ou à distance. Cela peut inclure des initiatives telles que des programmes de mentorat, des événements d’équipe virtuels et des opportunités de développement professionnel accessibles à tous.

Technologie adaptée : Fournir aux employés les outils et les technologies nécessaires pour travailler efficacement est crucial dans un environnement de travail hybride. Cela peut inclure des logiciels de collaboration en ligne, des outils de gestion de projet et des solutions de communication unifiée pour faciliter la collaboration et la communication entre les membres de l’équipe, qu’ils travaillent sur site ou à distance. Les outils spécifiques à l’organisation du travail hybride et plus globalement, ceux qui permettent de réconcilier expérience collaborateur et performance immobilière, sont aussi à considérer, comme nous le verrons par la suite.

Formation et soutien : Les organisations doivent offrir une formation et un soutien appropriés aux employés pour les aider à s’adapter au travail hybride. Cela peut inclure des sessions de formation sur l’utilisation des outils et des technologies de collaboration, ainsi que des ressources pour aider les employés à gérer leur temps et leur énergie de manière efficace dans un environnement de travail hybride.

En prenant en compte ces éléments clés, les organisations peuvent inciter et réaliser avec succès le retour au bureau de leurs collaborateurs dans le cadre du travail hybride, tout en favorisant la productivité, la collaboration et le bien-être des employés.

Les avantages des solutions digitales de Smart Office

Dans ce contexte, les solutions digitales de Smart Office jouent un rôle crucial pour garantir un retour au bureau réussi.

Et il s’agit en premier lieu d’organiser, de sécuriser et de faciliter la venue des collaborateurs. Bien que délaissé par de plus en plus d’organisations, la réservation de son poste de travail, en amont de la venue sur site, peut représenter un confort et une “sécurité” pour certains collaborateurs. Cependant, pour la majorité des autres collaborateurs, la réservation sera vue comme une contrainte, voir un irritant, et sera finalement contre-productif pour les faire (re)venir sur site. La solution est de coupler cette fonctionnalité de réservation à de la détection automatique de présence, favorisant une expérience fluide du Smart Office car s’adaptant au comportement des collaborateurs.

En outre, la détection de présence permet d’offrir des services supplémentaires qui améliorent encore l’expérience utilisateur. Citons par exemple, sur la base de cartes interactives, la possibilité de trouver une place à côté de ses collègues, de visualiser qui d’entre eux sont présents sur site ou encore de localiser rapidement l’espace de travail adéquat.

En complément de ses fonctionnalités génériques à destination de tous les collaborateurs, les solutions de Smart Office peuvent aussi soulager les managers dans l’organisation du travail hybride.

Par exemple, grâce aux agendas partagés, elles permettent d’organiser la présence de l’équipe sur site. Plus globalement, les collaborateurs gagnent en autonomie, diminuant par là même la charge mentale de leur manager.

Ces technologies permettent surtout aux entreprises de collecter des données en temps réel sur l’utilisation des espaces de travail, y compris les taux d’occupation des bureaux, des salles de réunion et des espaces communs.

Grâce à ces données, les organisations peuvent prendre des décisions éclairées de réajustement, telles que l’optimisation de la répartition des postes de travail, la planification des besoins en espaces de réunion et l’identification des tendances d’utilisation pour mieux répondre aux besoins des employés. De plus, les solutions de Smart Office offrent une visibilité accrue sur l’activité des employés, facilitant la gestion des effectifs hybrides et la coordination des équipes dispersées. Par exemple, grâce à l’IA, ces solutions peuvent suggérer une répartition dynamique des équipes sur site car différente suivant les jours de la semaine, en tenant compte des jours de télétravail des uns et des autres. Ceci permettant de partager plus efficacement un même espace.

En y intégrant des outils de communication et de collaboration, ces solutions favorisent aussi la connectivité et l’engagement des employés, quel que soit leur lieu de travail. En conclusion, un retour réussi au bureau nécessite une approche réfléchie et stratégique, qui prend en compte les besoins et les préoccupations des employés. En combinant une gestion proactive des espaces de travail physiques avec des solutions digitales innovantes, les entreprises peuvent créer un environnement de travail dynamique et flexible qui favorise la productivité, la collaboration et le bien-être des employés.

Sources :

• Enquête « 2023 CEO Outlook » du cabinet d’audit KPMG
• Étude APEC
• Étude JLL « Le Flex Office, une réponse aux enjeux de son temps »