Les besoins d’un logiciel de Flex office

Nous avons rencontré Guillaume FARINOTTI, responsable des services généraux et de l’événementiel chez Audacia lors du salon SETA à Paris porte de Versailles

Pouvez-vous nous fournir une brève introduction sur votre entreprise et votre rôle au sein de celle-ci ?

Audacia est une entreprise en pleine croissance qui structure des solutions d’investissement innovantes en Private Equity, en Immobilier et en Venture à destination des investisseurs particuliers et institutionnels, permettant d’accéder à des actifs valorisants et résilients.

Audacia a établi son siège dans l’Hôtel de Bourrienne qui accueille chaque jour une cinquantaine de collaborateurs.

Mon rôle est de m’assurer de la qualité de l’environnement de travail des collaborateurs d’Audacia ainsi que des salariés extérieurs évoluant dans nos espaces loués pour du coworking.

Quels étaient les défis ou les problèmes auxquels votre entreprise était confrontée avant de commencer à utiliser notre solution ?

Mon objectif principal était de trouver une solution simple et efficace pour gérer l’occupation de nos différents espaces de réunion. Nous souhaitions sortir du « fameux » fichier Excel et pouvoir apporter de la sérénité et de la souplesse aux collaborateurs dans l’organisation de leurs réunions.

Comment avez-vous découvert notre solution et quelles raisons vous ont poussé à l’essayer ?

J’ai découvert la solution lors du salon Workspace de la porte de Versailles. J’ai été tout de suite séduit par l’intuitivité de la solution, des visuels simples, clairs et efficaces. Je recherchais une solution que les collaborateurs pourraient s’approprier rapidement.

Comment s’est passée la mise en œuvre de notre solution au sein de votre entreprise ? Quelles ont été vos premières impressions ?

La mise en service s’est déroulée sur une période d’un mois. Des points réguliers en visio ont permis de paramétrer l’application pour qu’elle s’adapte parfaitement à notre entreprise. J’ai vraiment eu le sentiment que Twinsys faisait du sur mesure ce qui est très rassurant. Après une phase de test qui a permis de réaliser les derniers ajustements, la mise en production s’est déroulée sans « bug ».  

Quels avantages spécifiques avez-vous constatés en utilisant Twinsys ? Comment cela a-t-il eu un impact positif sur vos opérations ou vos résultats ?

L’avantage principal est pour nous d’optimiser l’utilisation de nos salles de réunion, Les collaborateurs peuvent désormais programmer seuls leurs réunions et s’assurer que la salle réservée sera bien libre. Ils peuvent également associer à ces réservations des ressources (écran, pieuvre …). Ce qui compte aussi pour nous c’est sa parfaite synchronisation avec Outlook, les réservations peuvent se faire par ce canal ou directement dans la solution Twinsys.

Comment avez-vous trouvé notre support tout au long de votre parcours d’utilisation ?

Les deux premiers mots qui me viennent sont accessibilité et réactivité. A chaque fois que j’ai sollicité le support la réponse a été rapide et une solution a été trouvée. Nous avions une problématique qui consistait à gérer des utilisateurs de salles internes à la société et des externes. Twinsys a trouvé une solution tout en maintenant la sécurité des différents domaines des utilisateurs.

En résumé, comment décririez-vous votre expérience globale avec notre solution et nos équipes et comment cela a-t-il contribué à l’amélioration dans votre entreprise ?

Le déploiement de la solution a été parfaitement coordonné par les équipes Twinsys allant jusqu’à proposer des supports et des modules de formation aux utilisateurs. L’appropriation de la solution par les collaborateurs a été immédiate. Cela a eu pour effet d’apporter beaucoup de sérénité mais également de pouvoir aussi tracer l’occupation. De plus des améliorations sont régulièrement proposées et Twinsys est à l’écoute de nos nouveaux besoins.

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